Para que una reunión sea valiosa debe estar bien conducida y seguir una serie de recomendaciones para obtener resultados satisfactorios.
Las juntas de trabajo se dividen en productivas e improductivas. Antes de entrar a una reunión debemos preguntarnos si es diferente o igual a las demás, poner atención en lo importante y obtener resultados.
¿Por qué una junta puede ser un fracaso?
Roberto González, especialista en Gestión Empresarial y Recursos Humanos de la UAM, afirma que las juntas que son un fracaso es porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear.
Cuando una reunión se alarga o se pone pesada y se sale del tema, los asistentes miran a todos lados y se distraen, o se levantan de la mesa y vuelven a sus actividades. Hay diferentes formas de perder la atención de las personas.
Para los responsables de las áreas de Recursos Humanos que constantemente se reúnen con los aspirantes a ocupar alguna de las oportunidades laborales que se ofrecen, es indispensable ser prácticos e ir al grano en las reuniones para identificar rápidamente si la persona llena o no las expectativas.
Algunas de las mejores prácticas para reuniones efectivas son:
1. Informe y recuerde previamente a los asistentes el propósito de la reunión: Contacte a los asistentes con tiempo y previamente antes de la reunión, porque algunos son propensos a olvidarla; pero también para que lleguen con el material o información que necesiten para este encuentro.
2. Invitar sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si el número de participantes aumenta, también lo hace la tendencia a estancarse la reunión. Para citar a los participantes, es necesario validar su espacio en la agenda, por medio del Outlook con el asistente de programación, que esta herramienta nos ofrece.
3. Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunión debe tener una agenda que tenga al menos tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.
4. Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones puede llegar a desbalancearse cuando solo unos pocos asistentes son los que participan, al hablar y dominar las discusiones. El líder de la reunión debe tratar de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo se produce.
5. Registre las acciones a tomar, responsables y fechas compromiso. Muchos debates en las reuniones son muy interactivos, pero si los resultados no se traducen en puntos de acción pueden no ser productivos. Cada reunión debe concluir con:
- Una descripción de las acciones a tomar
- Quién es el responsable de dicha acción
- Cuándo el compromiso debe ser cumplido
En Kelly Services sabemos que las reuniones efectivas son fundamentales para conseguir los objetivos de negocio y por eso te hacemos llegar estas recomendaciones que esperamos sean de utilidad.
