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Kelly Mercadotecnia

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Publicado en: Tendencias en el lugar de trabajo

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Para que una reunión sea valiosa debe estar bien conducida y seguir una serie de recomendaciones para obtener resultados satisfactorios. 

Las juntas de trabajo se dividen en productivas e improductivas. Antes de entrar a una reunión debemos preguntarnos si es diferente o igual a las demás, poner atención en lo importante y obtener resultados.

¿Por qué una junta puede ser un fracaso?

Roberto González, especialista en Gestión Empresarial y Recursos Humanos de la UAM, afirma que las juntas que son un fracaso es porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear.

Cuando una reunión se alarga o se pone pesada y se sale del tema, los asistentes miran a todos lados y se distraen, o se levantan de la mesa y vuelven a sus actividades. Hay diferentes formas de perder la atención de las personas.

Para los responsables de las áreas de Recursos Humanos que constantemente se reúnen con los aspirantes a ocupar alguna de las oportunidades laborales que se ofrecen, es indispensable ser prácticos e ir al grano en las reuniones para identificar rápidamente si la persona llena o no las expectativas.

Algunas de las mejores prácticas para reuniones efectivas son:

1. Informe y recuerde previamente a los asistentes el propósito de la reunión: Contacte a los asistentes con tiempo y previamente antes de la reunión, porque algunos son propensos a olvidarla; pero también para que lleguen con el material o información que necesiten para este encuentro.

2. Invitar sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si el número de participantes aumenta, también lo hace la tendencia a estancarse la reunión. Para citar a los participantes, es necesario validar su espacio en la agenda, por medio del Outlook con el asistente de programación, que esta herramienta nos ofrece.

3. Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunión debe tener una agenda que tenga al menos tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema, y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.

4. Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones puede llegar a desbalancearse cuando solo unos pocos asistentes son los que participan, al hablar y dominar las discusiones. El líder de la reunión debe tratar de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo se produce.

5. Registre las acciones a tomar, responsables y fechas compromiso. Muchos debates en las reuniones son muy interactivos, pero si los resultados no se traducen en puntos de acción pueden no ser productivos. Cada reunión debe concluir con:

  1. Una descripción de las acciones a tomar
  2. Quién es el responsable de dicha acción
  3. Cuándo el compromiso debe ser cumplido

En Kelly Services sabemos que las reuniones efectivas son fundamentales para conseguir los objetivos de negocio y por eso te hacemos llegar estas recomendaciones que esperamos sean de utilidad.

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