El outsourcing o tercerización permite delegar determinadas tareas a otras empresas cuyos servicios son de carácter especializado. Con esta práctica se evita la necesidad de realizar contrataciones internas en la empresa y los gastos que ello implica -como implementar un área específica o invertir en infraestructura-, con lo cual es posible generar un ahorro considerable de recursos, además de tener mayor flexibilidad empresarial al poder elegir la mejor alternativa para realizar una tarea en particular.
Hay labores que son esenciales para el éxito de una empresa. Sin embargo, abordarlas de manera interna -o in house- puede implicar destinar recursos que son necesarios en otras áreas o sacar a trabajadores de sus funciones para cumplir otras labores, mermando la productividad y eficiencia. Ante tal escenario, la tercerización constituye una alternativa estratégica para el buen funcionamiento de una organización.
En México, esta práctica es cada vez más común por las ventajas que representa. Sin embargo, el aumento exponencial de esta figura ha dado lugar a malas prácticas que incluyen evasión fiscal, informalidad, fraude o lavado de dinero.
¿Cómo asegurarnos de contratar un proveedor legal?
Antes de contratar una empresa externa, es necesario que realices un análisis detallado de la misma para identificar cualquier posible riesgo:
- Asegurarse de que cumplan con las obligaciones fiscales (entero y pago de retenciones de ISR, cuotas de seguridad social y pago de ISN) de sus trabajadores.
- Solvencia económica para hacerse cargo de sus obligaciones en materia de seguridad social.
- Revisar personalmente la empresa, verificar que posean activos, infraestructura y personal.
- Verificar que los contratos cuenten con todos los requisitos legales.
- Documentar con minutas, control de inventarios, recibos y todo aquello que pueda utilizarse como prueba de los servicios prestados.
- Revisar su historia y permanencia en el mercado.
- Referencias de otros clientes.
Durante los últimos años, las autoridades han trabajado en conjunto con el sector privado para revisar las inconsistencias tras este modelo y realizar las reformas pertinentes para evitar malas prácticas, aprovechando las nuevas tecnologías impulsadas por el SAT para agilizar procesos.
Anteriormente, la única forma en que una empresa que contrataba outsorucing podía deducir estos servicios, así como verificar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, era a través de copias de los comprobantes del pago de sueldos de la empresa externa, copia de la declaración de retenciones de impuestos a los trabajadores y pago de cuotas obrero patronales al IMSS, entre otros documentos. Sin embargo, hoy es distinto.
Autorización del contratista para la consulta del CFDI y declaraciones
Hoy en día ya no es necesario conseguir con el proveedor las copias de sus comprobantes: a partir de enero del presente año, el SAT cuenta un nuevo aplicativo dentro de su portal en línea, con el cual las empresas que ofrecen servicios de outsourcing o tercerización autorizan a la empresa contratante a verificar los CFDI de nómina de sus empleados y declaraciones. Al final del proceso se obtiene el acuse de autorización.
Con esta aplicación, la cual es opcional al día de hoy, se favorece el cumplimiento de las obligaciones fiscales de ambas partes en materia de subcontratación, y brinda mayor formalidad a la relación de trabajo. Para acceder, tan solo debes ingresar e.firma y contraseña desde el buzón tributario de la plataforma del SAT.
Subcontratación en la Ley Federal del Trabajo
Al momento de contratar un servicio de outsourcing o tercerización, procura cumplir con los requisitos establecidos con Ley Federal del Trabajo en el artículo 15-A para evitar que se te considere como empleador directo de los trabajadores externos:
- Los servicios del proveedor deben ser especializados y no inherentes a la actividad principal del contratista.
- Los servicios no pueden ser similares.
- Los servicios contratados no pueden abarcar la totalidad de las labores de la empresa.
En una época de alta especialización y trabajo colaborativo, el outsourcing se muestra como una valiosa herramienta para tercerizar responsabilidades mientras tus colaboradores se enfocan en tareas concretas. Gracias a esta nueva herramienta del SAT es posible verificar, sin necesidad de papeleo, que las empresas contratadas se encuentren dentro de la ley y cumplan con sus obligaciones en cuestión fiscal y de seguridad social.
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