¿Cómo implementar un programa 5S en tu organización?

La implementación de un programa 5S es uno de los aciertos que han llevado a grandes compañías a posicionarse en el lugar que actualmente ocupan en el mercado; todo gracias a un sistema que podría resumirse en tres palabras: orden, limpieza y compromiso. A continuación detallamos de qué se trata.

¿Qué es la metodología 5S?

Es una filosofía de trabajo originaria de Japón y ampliamente conocida por mejorar las relaciones interpersonales, el clima organizacional, la higiene, el uso de los recursos y espacios laborales.

Su objetivo último es disminuir el despilfarro, optimizar los tiempos de trabajo y mejorar a la par, la productividad y la experiencia laboral dentro de la organización. Un programa 5S está fundamentado en cinco principios:

Seiri
Tiene que ver con el sentido práctico en el uso de materiales y recursos. Para cumplir con este principio, es necesario que las empresas hagan una revisión de lo que se está aprovechando y lo que no, lo que hace falta y las prácticas que podrían adoptarse para la optimización de estos recursos.
Seiton
Es un factor relacionado con el orden y la clasificación. Busca propiciar la armonía en los espacios mediante el orden en salas, áreas comunes y zonas individuales de trabajo. De esta forma, los documentos y artículos de oficina permanecen ordenados, facilitando las tareas diarias.
Seiso
De acuerdo con este principio, la limpieza es una tarea que depende de todos los miembros de la organización, por lo que cada persona debe responder por el cuidado de los espacios que utiliza. Lo anterior también es aplicable al aseo y la apariencia personal, entendiendo la higiene y el estar presentable como hábitos de auto respeto, pero también como una consideración hacia los demás, sean colaboradores, clientes o proveedores.
Seiketsu
Se refiere a la consolidación de los principios anteriores en hábitos. Para ello, los directivos deben evaluar la aplicación de las 5S en una empresa a través de controles y estímulos relacionados con el cumplimiento de estos valores.
Shitsuke
Este principio habla del valor de la constancia, toda vez que un programa de 5S se ha establecido como hábito.

Ventajas de la aplicación de las 5S en una empresa

Dentro de las ventajas de la aplicación 5S en una empresa, se pueden considerar las siguientes:

Reducción del tiempo dedicado a operaciones de búsqueda, almacenamiento, comunicaciones y desplazamientos.
Mantenimiento sistemático del orden y la limpieza en los espacios de trabajo.
Mayor seguridad laboral, resultado de la estandarización de procesos.
Disminución de riesgos y mejora en las estrategias de seguridad sanitaria.
Aumento en la productividad de los trabajadores.
Disminución de los niveles de estrés laboral asociados al cumplimiento de tareas engorrosas y frustrantes.
Mejora de la imagen corporativa y la reputación organizacional.
Identificación oportuna de incidencias.

Aplicaciones de las 5S en una empresa

Esta metodología es aplicable a cualquier empresa. No obstante, antes de que el concepto se popularizara y que muchas organizaciones se preguntaran qué es la metodología 5S, grandes compañías han utilizado un programa de 5s para mejorar y potenciar sus procesos con gran éxito.

Signos que indican que hace falta implementar un programa de 5S

Tienes mobiliario, artículos de oficina, maquinaria u objetos en desuso.
Notas que tus colaboradores invierten mucho tiempo en tareas de búsqueda o comunicación u organización que podrían simplificarse.
Aunque el aseo se realice periódicamente en los espacios, notas que la limpieza no dura.

La metodología 5s es algo que sin duda puede ayudar a cualquier organización y tener muchos beneficios para sus colaboradores.