En situaciones de crisis muchas empresas tienden a pausar sus operaciones y otras a implementar estrategias de home office para sus colaboradores. En Kelly te damos algunos consejos para implementar el trabajo remoto sin afectar la productividad.
8 pasos para implementar home office sin perder productividad
1. Redefinir el organigrama
Esto se refiere a contar con una lista de puestos indispensables para tu industria con base en las recomendaciones oficiales y sobre quienes pueden realizar sus funciones laborales desde casa.
2. Revisar la política de trabajo
Por consiguiente, se debe establecer o modificar la política de empleo con respecto a la crisis actual y otros factores como la falta de vías de comunicación, los costes de energía e incluso detalles cómo traslados u otros, todo ello con base en la Ley Federal del Trabajo.
3. Dar los recursos necesarios
En tiempos complicados es necesario identificar cuáles son los objetos físicos o inmateriales que necesitarán los colaboradores para realizar las tareas necesarias. Además, coordinar con los seleccionados para un esquema de home office la revisión del equipo de cómputo, software e incluso ayuda con alguna instalación de internet para determinadas industrias desde el hogar del empleado.
4. Seguridad de la información
Es importante cerciorarse que el equipo para laborar que sea utilizado por el trabajador esté encriptado o con filtros de seguridad. Por medio de programas de seguridad informática se logra proteger tanto la información personal del trabajador como de la organización. También se debería dar la indicación al colaborador que ante cualquier falla que detecte en el equipo que le sea entregado, se comunique inmediatamente con la empresa para informar de la situación.
5. Ten en cuenta los riesgos
De acuerdo con el sistema de seguridad social mexicano, los riesgos de trabajo no solo tienen que ver con los accidentes eventuales, también traslados de la oficina al hogar o viceversa. Es importante tener en cuenta que el hogar como lugar para laborar, implica nuevas medidas de seguridad para los colaboradores.
Aun así, el home office significa menor riesgo en temas de traslado.
6. Orden y disciplina
No es estar vigilando cada minuto lo que hace el colaborador, va más allá. Es usar la tecnología a tu favor como parte del orden y seguimiento de las tareas laborales y ser honesto con lo que se desea lograr.
Por ejemplo, reuniones por videollamada para temas relacionados con tareas, inconvenientes o resultados. Asimismo, el contar con programas para la selección y monitorización en línea serán indispensables para logar orden y disciplina.
7. Comunicación efectiva
Es necesario mantener una comunicación efectiva y constante con los colaboradores, idealmente con videollamadas para buscar mayor cercanía, pero también se puede complementar con el uso de otras herramientas como chat, mail o llamas telefónicas. Además, la empatía será parte del liderazgo, pues ayuda a estar sentado del lado del colaborador y genera confianza en la relación profesional. Por ello, pregunta cómo están, cómo se sienten y si necesitan algo como parte de un “nosotros”.
8. Cambio de Chip
Se refiere al cambio de mentalidad de los líderes de área para la implementación y seguimiento del trabajo remoto. Suele ser más difícil cambiar de parecer cuando el nivel de estructura es rígido, pero no dudes de tu talento como líder para mejorar el ambiente laboral y adaptar proceso para el trabajo remoto.
Con estos pasos como guía, lograrás implementar un modelo de home office con el mayor rendimiento para tu organización, incluso en tiempos de crisis.
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