¿Tu trabajo se acumula cada vez más, a pesar de tus mejores esfuerzos por terminarlo dentro de tu horario laboral? Gran parte del éxito en cualquier trabajo depende del desempeño y del cumplimiento a tiempo de cada proyecto, así que, suponiendo que esto no se deba a que tu supervisor te asigne tareas en exceso, es probable que simplemente estés padeciendo una falta de eficiencia en tu manera de organizarte y la forma en que llevas a cabo cada proyecto. Dado que reducir tu carga de trabajo probablemente no sea una opción, es hora de echar un vistazo a tu desempeño y ver cómo puedes transformarlo para completar tu lista de tareas pendientes todos los días.
Cómo terminar cada proyecto a tiempo y lograr tus objetivos día a día
- Establece deadlines para cada proyecto. Como menciona John Rampton en "15 formas de aumentar la productividad en el trabajo", un cierto nivel de estrés, especialmente cuando es autoimpuesto, puede ayudarte a enfocarte mejor en tus objetivos. Cuando estés trabajando en un proyecto importante que requerirá un esfuerzo significativo para concretarse, establece una fecha límite propia, que sea anterior al deadline real que se determinó para ese entregable. Esto te ayudará a lograr terminar la tarea a tiempo, te permitirá planificar mejor lo que necesitas hacer; el tiempo extra te dará un margen en caso de que surja algo inesperado.
- Inicia el día programando horarios para cada tarea. No importa lo tentador que sea dedicarte a tu proyecto favorito tan pronto como comiences a trabajar, es más inteligente revisar la meta por cumplir durante el día y luego asignar los tiempos y el orden de cada proyecto. Reserva media hora más o menos al comienzo del día, y después de tu hora de comida, para las cosas más pequeñas que no requieren mucho tiempo para llevarse a cabo, por ejemplo, responder correos electrónicos y organizar llamadas, antes de quedarte atrapado en los proyectos más grandes, que probablemente tomarán gran parte del día. Al planificar tu tiempo de esta manera, estarás mucho más organizado y podrás evitar el pánico de último momento cuando se trata de terminar algunas tareas.
- Toma algunos descansos breves. Tenemos una capacidad limitada para poder concentrarnos durante largos periodos de tiempo. Los estudios muestran que darte algunas pausas a lo largo del día sirve para revitalizarnos, lo que resulta en una mejor toma de decisiones y una mayor productividad una vez que regresamos a trabajar. El simple hecho de cambiar de actividad en la computadora no cuenta como un descanso: para obtener los mejores resultados, debes levantarte y moverte, dando a tu mente un respiro del monitor. Ya sea para hacer ejercicio, realizar una tarea en casa o para ir a la cocina a tomar un café y enviar mensajes a tu familia o amigos, cualquier cosa que te ayude a levantarte y moverte funcionará. Programar descansos también te ayudará a cumplir con un horario establecido.
- Evita el exceso de cafeína. Una o dos tazas de café o té pueden darte una gran dosis de energía cuando más lo necesitas: al comienzo o al final del día. Sin embargo, debes considerar que beber demasiado café o té puede incluso hacer que te sientas más cansado de lo que estabas antes, ya que la cafeína tiene el potencial de agotar las glándulas suprarrenales. En lugar de volver a la cafetera para tomar algo, prueba el café o té descafeinado, el agua embotellada o el té verde.
- Administra la comunicación que recibes. Correos electrónicos, mensajes por el chat, mensajes de WhatsApp, correo de voz: la cantidad de comunicación que recibes como parte de tu trabajo puede ser abrumadora, estresante y llega a sumar hasta 30 minutos perdidos al día. En lugar de permitir distracciones constantes por las diferentes alertas, desactiva todas las notificaciones. Usa los espacios destinados para revisar tus mensajes, al comienzo del día y después de tu hora de comida. Eso también te permitirá dar prioridad a aquellos que necesitas responder a la brevedad: revisar el resto hasta que hayas terminado con las tareas más importantes del día y reserva veinte minutos antes de terminar para contestarlas.
- Sé productivo. Es preocupante darte cuenta de que puedes trabajar un día entero sin haber sido realmente productivo. Para evitar que esto te suceda, debes adoptar un enfoque proactivo de tu trabajo diario, verificando regularmente si lo que estás haciendo y cómo lo estás haciendo te acercará más al objetivo del día. Todos podemos mejorar nuestros niveles de productividad; solo necesitas tener una buena comprensión de tu desempeño y rutina de trabajo. Identifica si eres multitareas o alguien que necesita concentrarse en una cosa a la vez. Una vez que hayas encontrado el estilo de trabajo que más te convenga, apégate a él y probablemente serás más productivo.
Mejorar tu eficiencia en el trabajo es cuestión de desarrollar estrategias más efectivas, que se adapten a tu estilo de trabajo, para completar con éxito las tareas que tienes programadas cada día. Al controlar tus notificaciones, tomar descansos breves y planificar tu horario de trabajo, puedes cambiar los malos hábitos y alcanzar un mayor nivel de productividad. De esta forma, nunca más tendrás que sentirte agobiado por tu carga de trabajo.
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