Permitir la colaboración en toda la compañía mediante el uso de herramientas o el fomento de una cultura que las valore, recompensará a la empresa con ganancias de productividad, entre otras cosas.

“Las tecnologías de colaboración tienen el potencial de cambiar la forma de interactuar con la gente en nuestros equipos, encontrar expertos externos cuando es necesario, compartir ideas y observaciones de manera más amplia", de acuerdo con la consultora y experta Tamara Erickson, colaboradora de Harvard Business Review.

De acuerdo con la firma de tecnología ShoreTel, además de que la adopción de herramientas de colaboración aumenta la productividad, el hecho de que todos colaboren puede generar ideas e identificar oportunidades para que los negocios sean más competitivos, de ahí que se observe un fuerte incentivo entre las empresas por mejorar la adopción de dichas herramientas.

Pero mientras las empresas emplean herramientas de colaboración, a veces la adopción puede ser lenta, principalmente entre los trabajadores móviles. Lo que se interpone en el camino para su uso son los viejos hábitos, además de que los trabajadores no son conscientes de las nuevas capacidades que tienen a su alcance.

Si estás listo para lanzar un nuevo conjunto de herramientas de colaboración o estás en busca de animar a tu fuerza de trabajo móvil para que aproveche las que ya tienen, te invitamos a que conozcas estas cinco tácticas para fomentar la participación activa:

Establece un Programa de Embajadores

En tu propia empresa, busca los primeros usuarios y privilegia su acceso a las herramientas. Asegúrate de que haya una retroalimentación y dale solución a cualquier inconveniente que planteen.

Así generas entusiasmo y estableces un sentido de pertenencia. Al ser los primeros en participar en el lanzamiento, defenderán más las herramientas y mencionarán todo lo bueno que tienen cuando hablen con sus compañeros. Ya que estén involucrados, impulsa sus esfuerzos con materiales y datos para debatir.

Ayuda a crear conciencia

Como los trabajadores móviles no están en la empresa, es necesario que desarrolles una campaña para que todos los empleados se enteren estén donde estén. Utiliza otros medios además de los tradicionales, como son e-mails masivos, anuncios en la pared, entre otros.

Las tácticas innovadoras de marketing diseñadas exclusivamente para llegar a tu fuerza laboral móvil pueden ser más eficaces. Puedes emplear los canales de comunicación que ya conocen y que manejan a la perfección, como correos de voz o mensajes de texto (SMS).

Ofrece aprendizaje

Recuerda hacer accesible el conocimiento a tus trabajadores móviles, lo cual es parte de la capacitación y que entra en tu plan de despliegue.

Para que involucres a tus trabajadores móviles, aparte de videos instructivos, considera otras formas útiles de hacerlo. Puedes lograr un mejor cambio si aplicas las herramientas a tus contextos diarios. Destina un tiempo para acompañar a uno de tus colaboradores móviles y así saber cómo utiliza las herramientas de colaboración.

Elabora un video y súbelo a intranet, promociónalo por e-mail, chat o correo de voz para que sea visto. Así lograrás que otros trabajadores lo vean y se enteren de lo que pueden hacer.

Ofrece consejos diarios o a la semana

Utiliza los consejos que Apple y otros desarrolladores de aplicaciones proporcionan a los usuarios sobre la mejor forma de utilizar sus herramientas. Cuando la experiencia del usuario es más fluida y aprendida, puede pasar por alto u olvidar la funcionalidad. Por lo que un recordatorio, que puede ser mediante un tip (Sabías qué…) ayuda más en la educación de los usuarios. Estos consejos los puedes enviar por correo electrónico o SMS y tú decides la periodicidad. Pero recuerda, si son semanales probablemente no abrumarán a los usuarios y si son diarios, pueden ser discretos si aparecen en la página principal de la intranet.

 Entrega incentivos

Algo que es muy motivador son los incentivos. Considera la posibilidad de dar tarjetas de regalo a los colaboradores móviles que en los primeros tres meses, tienen y dirigen 10 reuniones virtuales con éxito.

Si quieres ser más creativo, otra opción para captar la atención es mediante concursos, como organizar una búsqueda del tesoro. El equipo que primero encuentre funciones de colaboración e incorpore a todos en su flujo de trabajo, será el ganador de un premio. Además de pasar un rato divertido, ayuda a fomentar la lealtad mientras los usuarios prueban las herramientas y descubren los beneficios.

Además de estas ideas, puedes adaptar varias más para impulsar las tasas de adopción. Toma en consideración que se necesita tiempo para crear conciencia y cambiar el comportamiento. Pero el esfuerzo valdrá la pena cuando la colaboración se eleve.

En Kelly Services creemos en las relaciones, no en las transacciones. Valoramos el trabajo en equipo y juntos somos más fuertes que individualmente. Buscamos continuamente oportunidades para innovar y mejorar la experiencia con Kelly.

Fuente: Rafael Fernández Corro.  Director para Latinoamérica, ShoreTel Inc